El miércoles vence la declaración de la renta... ojo...

Nota: en este post trato de describir lo más resumido posible el procedimiento para llenar la declaración de impuesto sobre la renta. Aunque yo lo pongo relativamente simple, no en todos los casos es así. Hay casos de casos en donde aplican condiciones especiales que podrían alterar lo que aquí se dice. En caso de dudas, pregúntenle a un contador autorizado, que esté al día con la legislación tributaria de Hacienda.

Otro de esos alegres trámites de esta época: recuerden que a más tardar el 15 de diciembre tienen que presentar la declaración jurada de impuesto de renta (D101), si son contribuyentes... esto es, si este año o en años anteriores tuvieron ingresos que no vinieran de un trabajo asalariado. Los casos mas comunes: servicios profesionales o alquileres.

La D101 no es la misma D151 que presentaron (espero) hace un par de semanas. En la D101 ya se hace el cálculo del impuesto y les toca pagar. Igual a la D151, el formulario y la presentación la pueden hacer ustedes, o pueden dárselo a un contador para que se los llene y lo presente.

En buena teoría, no importa el monto que hayan facturado, o si son individuos o empresas. Tienen que presentar la declaración. Si no la presentan se exponen a la alegría de tener que convivir con un inspector de Hacienda en una habitación cerrada durante varios meses. Al fin y al cabo, es tan fácil el trámite que mejor evitarse la posibilidad.

Cómo se hace? Hay dos formas: pueden comprar el formulario en cualquier banco para llenarlo, o pueden imprimirlo desde el programa EDDI. Yo prefiero el EDDI, porque generalmente me acuerdo que tengo que llenar la declaración a las 9 de la noche de un domingo =D

El primer paso es bajar el programa EDDI del sitio de Hacienda. Si tienen el EDDI del año pasado, no les sirve. Hacienda actualizó el programa, por lo que tienen que desinstalar el anterior e instalar el nuevo. Durante la instalación, a mí me dio dos errores: el primero por tener abierto el Chrome y notepad, y el segundo porque Windows no dejaba modificar un archivo de sistema. El segundo si no lo pude arreglar, pero al final no me afectó simplemente darle OK.

La contraseña del programa por cierto, es "hacienda".

Si lo están usando por primera vez, tienen que meter sus datos en el menú "Administracion -> Contribuyentes". Si tenían una versión anterior, también entren a Contribuyentes y revisen datos, especialmente los datos del representante. Dependiendo de la versión anterior, puede que les haya invertido los nombres y los apellidos y tengan que arreglarlos.

Por cierto que el EDDI tiene un toque molesto: aunque por default les marque un contribuyente, no les activa los botones para editarlo. Tienen que darle click al contribuyente para que les active los botones #fail =/

Una vez que tengan los datos, hagan una nueva declaración D101, para el periodo 2010.

El llenado de la declaración es relativamente fácil, pero tiene sus varas. El 80% de la gente lo único que tiene que llenar en ingresos son los renglones 28 (Servicios profesionales), y 32 (Alquileres).  Y en gastos, los renglones 41 (Gastos de ventas y administrativos) y 44 (Otros costos, gastos y deducciones permitidos por la ley). En buena teoría, lo que reportan en ingresos debería ser lo mismo (o bastante cercano) a lo que pusieron en la D151 hace un par de semanas.

Ahora, el punto mas común de dudas: cómo se hace con los gastos? Cómo los reporto?

La Ley les da dos opciones: pueden agarrar la renta bruta (renglón 35) y decir que un 25% de eso es gasto, y anotarlo en el renglón 44. Esa es la más fácil, y no ocupan tener facturas de gasto, pero la desventaja es que si efectivamente tuvieron muchos gastos, esta alternativa los va a obligar a pagar impuesto de renta que no les corresponde pagar.

La otra opción es sumar todas las facturas que sean gastos relacionados con la actividad, de acuerdo con lo que establece la Ley, y anotar esa suma en el renglón 41 y en los demas renglones aplicables.

Qué facturas puedo declarar gasto y bajo qué categoría? Ese es un tema medio complicado, y si realmente les interesa lo mejor es que lo consulten con un contador. Porque meter facturas no aplicables a la declaración les puede generar problemas, incluso varios años en el futuro.

Una nota útil para lo anterior: recuerden que para este año, la Sala IV echó abajo la limitante sobre los gastos de representación. El año pasado uno solo podía reportar como 10.000 colones en gastos de restaurantes o salidas a las que hubiera llevado a clientes, este año se puede reportar como gasto todo lo que uno tenga en ese sentido.

Y el tercer paso: los impuestos

En el renglón 46 les va a aparecer la renta neta (ingresos - gastos). Con esa renta, se van a la tabla de rangos vigente de Hacienda, y van sumando impuestos. Este año hasta 2.747.000 colones de renta neta es exento. Si están por debajo de eso, no les toca pagar nada y dejan en blanco el renglón 47 (Impuesto sobre la renta).

Si están por encima, lo que tienen que hacer es ir "llenando" los rangos. Hacienda no les cobra impuestos sobre los primeros 2.747.000 colones. Sobre los siguientes 1.355.000 les cobra el 10%. Sobre los siguientes 2.741.000 les cobra 15%, y así sucesivamente de acuerdo con lo que dice la tabla.

Por ejemplo si tienen 3 millones de renta neta, los primeros 2.747.000 no pagan impuesto. Les quedan 253.000 colones para llegar a 3 millones. Esos 253.000 van a pagar el 10% de impuesto. Entonces el impuesto sería 10% de 253.000 = 25.300 colones.

Digamos que son 5 millones. 2.747.000 exentos. 1.355.000 pagan 10% = 135.500. Para llegar a 5 millones quedan 898.000, que pagan 15% = 134.700. El impuesto es 135.500 + 134.700 = 270.200 colones.

Y así sucesivamente. Si fueran 7 millones van a tener lleno el rango de 10%, 15% y lo que les queda cae en 20%. Y si ya cayeron en la violencia y tienen mas de 13.713.000 de renta neta, pues tienen 10, 15, y 20% llenos y lo que queda, paga 25%.

Nota sumamente importante: la Ley dice que si este año fiscal tuvieron salario, y también facturaron servicios profesionales, no tienen derecho a rango exento. En otras palabras, desde el primer colón de renta neta pagan el 10%. Pero ojo que la renta neta es solo sobre los ingresos fuera del salario, no tienen que sumar lo que les pagó el patrono por concepto de salario mensual.

Este último caso sería uno de esos en donde uno si se pondría a sumar facturas de gasto, especialmente si los servicios profesionales fueron montos pequeños que probablemente dejaron pérdida (lo cual si realmente suman facturas, van a ver que sucede más a menudo de lo que piensan).

Y ya para terminar

Para terminar, graben la declaración e imprímanla. El programa les va a advertir de cualquier error que hayan cometido al llenarla. Si este es el caso, no les va a permitir imprimirla (solo en borrador).

Un error muy frecuente es que se les marque el renglón 47 porque "no hay datos de rangos para el periodo 2010". Esto significa que no hicieron caso y no desinstalaron la versión del año anterior. Como esa versión no trae los rangos de impuesto del 2010, les hace falta ese dato. Desinstalen el EDDI e instalen la versión actualizada de este año. No se preocupen, no van a perder los datos de la declaración que acaban de llenar.

Quieren que el programa les calcule el monto a pagar? Pueden decir si o no, realmente no importa si lo hacen antes del 15 de diciembre. Después del 15, probablemente tengan que decir si, porque además del impuesto empiezan a cobrarles intereses sobre lo que deben (aparte de la multa de ciento y resto mil colones por no presentar a tiempo).

Es importante que impriman las tres copias del formulario (ojo si están imprimiendo a PDF, tienen que crear 3 PDFs separados). Si ponen atención, una de las copias viene con los montos en asteriscos (****), esta es la copia que se deja el banco. Si no llevan esta copia, se les pueden poner en varas para recibirles la declaración.

Y finalmente, vayan a su banco más cercano, entregan el formulario y pagan el impuesto que corresponda. La mayoría de los bancos públicos y privados están autorizados para recibir el formulario. Aparte de esos están algunas cooperativas de ahorro y préstamo. Y por supuesto, como última opción, pueden llevar el formulario a la administración tributaria más cercana.

Y eso es todo. Con el formulario sellado por el banco, pueden dormir más tranquilos, hasta el año entrante.

Como guardar la declaración para el futuro

Igual que con el DECLARA, probablemente el año entrante les sea útil tener los datos de este año. Pero mentiras que uno va a dejar el EDDI instalado el año entero, o puede que si pero por esas cosas de la vida el disco duro no sobreviva un año más. Por esto siempre es bueno hacer un respaldo de las declaraciones, aparte de dejar guardados en un lugar seguro los impresos.

Desinstalen el EDDI. Van a ver que en Archivos de Programa les queda el directorio "eddi" con un subdirectorio que dice "datos". Este subdirectorio "datos" es el que tienen que respaldar. Específicamente hay tres archivos que tienen que respaldar: INDICE, REPRESENTANTES, UCONTRIBUYENTE, y todos los subdirectorios que aparezcan en "datos". Los subdirectorios contienen las declaraciones de cada contribuyente.

Cuidado: no respalden "datos" sin desintalar el EDDI, porque van a estar respaldando un montón de archivos que aplican solo para este periodo 2010. Y el año entrante cuando los restauren, le van a caer encima a los archivos del 2011 y se les van a generar errores.